Как списать подотчетные суммы без документов проводки

Истребование подотчетных сумм

типовой формы нет. Заметим, что данный документ надо оформить вне зависимости от того, какое имущество используется (автомобиль, мобильный телефон, фотоаппарат, мебель и т.д.).

В приказе обязательно должны быть указаны:

  • сроки, в течение которых будет проводиться оплата компенсации;
  • кому выплачивается компенсация;
  • с какого времени производится выплата;
  • подробные характеристики имущества (например, цвет, параметры, объем двигателя и т.д.).
  • сумма компенсации;
  • что основание для выплаты компенсации – доп. соглашение к трудовому договору.

Категория: Отчетность коммерческих организаций

Под такими расходами обычно понимают затраты на покупку в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта и т.п.

Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, подотчетное лицо действует от имени фирмы.

Выдачу работнику денег под отчет из кассы отразите проводкой:

Дебет 71 Кредит 50

— выданы сотруднику денежные средства под отчет.

Если расходы подотчетника носят производственный характер, то все затраты отразите по кредиту счета 71 Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов учета расходов или ценностей, которые он купил.

При покупке подотчетными лицами того или иного имущества сделайте в учете запись:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71

— оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

Если расходы подотчетного лица связаны с нуждами основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

— списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Если деньги выдаются для оплаты расходов, связанных с управленческой деятельностью фирмы, сделайте запись:

Дебет 25 (26) Кредит 71

— оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, затраты на спортивные мероприятия, отдых, развлечения и т.п.), в учете сделайте запись:

Дебет 91-2 Кредит 71

— учтены в составе внереализационных расходов затраты подотчетного лица непроизводственного характера.

Такой же проводкой отразите расходы подотчетного лица, которые связаны с получением фирмой прочих доходов (например, сотрудник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, отразите проводками:

Дебет 19 Кредит 71

— учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— НДС принят к вычету.

Эти проводки можно сделать, если подотчетник помимо документов, подтверждающих его расходы, принес и счет-фактуру продавца. В противном случае НДС принимать к вычету нельзя.

Также не принимают к вычету сумму НДС по расходам непроизводственного характера. Ее спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

— списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если сотрудник вернул неизрасходованные суммы в кассу фирмы, сделайте запись:

Дебет 50 Кредит 71

— оприходованы денежные средства, не израсходованные сотрудником и возвращенные в кассу организации.

Если сотрудник израсходовал сумму большую, чем ему было выдано из кассы, то ему необходимо возместить перерасход. Такую операцию отразите записью:

Дебет 71 Кредит 50

— возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

В строке 625 «Прочие кредиторы» баланса укажите сумму денежных средств, израсходованную подотчетным лицом сверх выданного ему аванса и не компенсированную работнику фирмой до 31 декабря 2005 года.

Работнику ООО «Пассив» Петрову 29 декабря 2005 года было выдано из кассы под отчет 7000 руб.

На подотчетную сумму 30 декабря 2005 года Петров приобрел материалы.

Стоимость материалов — 9440 руб. (в том числе НДС — 1440 руб.).

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 7000 руб. — выданы денежные средства Петрову под отчет;

Дебет 10 Кредит 71

— 8000 руб. (9440 — 1440) — оприходованы материалы;

Дебет 19 Кредит 71

— 1440 руб. — учтен НДС по оприходованным материалам на основании счета-фактуры поставщика;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— 1440 руб. — принят к вычету НДС по материалам.

Подотчетные средства в сумме 2440 руб. (7000 — 9440), перерасходованные Петровым, бухгалтер «Пассива» должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 7000 руб. — выданы денежные средства Петрову под отчет;

Дебет 26 Кредит 71

Дебет 19 Кредит 71

— 1620 руб. — учтен НДС по услугам (на основании счета-фактуры организации, которая их оказала);

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС»

— 1620 руб. — принят к вычету НДС по услугам, связанным с заправкой картриджей.

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

— 7000 руб. — выданы денежные средства Петрову под отчет;

Дебет 91-2 Кредит 71

Дебет 19 Кредит 71

— 1800 руб. — учтен НДС по услугам, связанным с организацией отдыха сотрудников «Пассива» (на основании счета-фактуры организации, которая их оказала);

Дебет 91-2 Кредит 19

— 1800 руб. — списан НДС по услугам, связанным с организацией отдыха.

Если сотрудник не представил авансовый отчет и не вернул в установленные сроки деньги в кассу фирмы, сделайте в учете запись:

Дебет 94 Кредит 71

— отражена сумма невозвращенных денежных средств.

В такой ситуации сумму долга нужно отразить по строке 240 баланса (при условии, что она не была взыскана с работника по состоянию на 31 декабря 2005 года).

В дальнейшем сумма невозвращенных средств может быть удержана из зарплаты подотчетника.

Краткое пошаговое руководство

Итак, рассмотрим действия, которые необходимо предпринять .

Шаг — 1 Сформируйте расходный кассовый ордер, по которому выдаются подотчетные денежные средства. В бухгалтерском учете данная операция фиксируется открытием дебета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредита по счету 50 «Касса». Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 2 Примите отчет от подотчетного лица, в котором указываются цели и суммы потраченных средств. В отчеты прикладываются все оправдательные документы, подтверждающие факт растраты подотчетных сумм. Далее, переходим к следующему шагу рекомендации .

Шаг — 3 Отразите списание подотчетных сумм в зависимости от их назначения. Если средства были потрачены на приобретение товаров, то необходимо составить запись по дебету счета 41 «Товары» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если же была произведена покупка материальных ценностей, то дебетируется счет 10 «Материалы».

Отражение «подотчета» в бухгалтерском учете

Но для этого нужно в приказе об управленческом учете отобразить возможность такого способа перечисления средств. В самом заявлении рабочий должен написать, чтобы деньги перечислялись на его зарплатную карту, и предоставить реквизиты. В платежном поручении назначение платежа следует указать как движение подотчетных сумм.

Документы для авансового отчета, которые сдает сотрудник организации, должны включать слипы всех чеков. Пример Рассмотрим, как отображаются расчеты с подотчетными лицами в НУ и БУ. Из кассы предприятия 25.04.16 была предоставлена сумма средств офис-менеджеру условного ООО в размере 2000 рублей сроком на 4 дня для приобретения канцелярских товаров.

В этот же день бухгалтер выдал подотчетные суммы на основании заявления, подписанного руководителем: ДТ71 КТ50 – 2000 руб. Ведь невозвращенные подотчетные деньги не становятся доходом работника автоматически (постановление ФАС Поволжского округа от1 апреля 2020г. поделу №А55-15647/2020). Но зачем компании лишние проблемы на ровном месте? 2.

Выдача нового подотчета при незакрытом старом может обернуться для компании штрафом до 50 000 руб.по статье 15.1 КоАП РФ. Новый порядок ведения кассовых операций, как и его предшественник, разрешает выдавать очередную сумму подотчетных только после того, как работник отчитался по предыдущему авансу (п. 6.

3 Указания Банка России от11марта 2020г. №3210-У). Санкций за это нарушение нет. Но инспекторы могут обвинить компанию в том, что она умышленно оформляет подотчет, чтобы избежать сверхлимитного остатка. А это нарушение кассовой дисциплины. Погасить долг по подотчету дивидендами Для кого подходит: Для прибыльной компании, директор которой одновременно является учредителем.

Ведь если нет приказа, то не может быть и претензий по сроку и возврату. Нас пугают, а мы боимся Бояться, что Налоговая служба доначислит вам НДФЛ или страховые взносы, не стоит. Было время, Налоговая служба просила удерживать НДФЛ с подотчётных сумм.

Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов

Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2020 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.

Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:

  • провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
  • списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
  • учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Накопление задолженности по выданному подотчету — опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.

Узнать о типичных ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами и о том, как их избежать, можно в нашей статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их.

В итоге

Если кредиторы не востребовали задолженность в течение трех лет, срок давности истекает, и списание средств с забалансового счета происходит по решению инвентаризационной комиссии данного учреждения. В рамках учета составляется акт, на основании которого руководитель издает приказ о списании средств с подотчетного лица.

Некоторые компании, накопив несписанные подотчетные средства на балансе, выдают их временно работающему лицу, чтобы оттянуть момент полного расчета.

Накапливать задолженность годами – не выход, наступает момент, когда подотчет все же нужно обнулить. Во избежание изматывающих проверок лучше успеть провести операции законного списания средств заблаговременно.

Итоги

Списать подотчет без оправдательных документов (если они отсутствовали или были утеряны) возможно разными способами — некоторые из них были приведены в данном материале. При этом стоит понимать, что любой из применяемых способов всё равно потребует оформления соответствующей первичной документации, поскольку списать подотчетные суммы без документального подтверждения соответствующих операций законодательство не позволяет.

https://www.youtube.com/watch?v=h5OOL0dUlDk

О списании подотчетных сумм, выданных руководителю компании, читайте в публикации «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Рейтинг
( Пока оценок нет )
BestCreditOnline.ru