Что такое корпоративная карта организации и как ей пользоваться

Содержание
  1. Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
  2. Что нельзя оплачивать корпоративной картой
  3. Что такое процессинг?
  4. Система эквайринга: что проверяется во время расчетов?
  5. Что можно оплачивать корпоративной картой
  6. Безопасность
  7. Из этой статьи вы узнаете:
  8. Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
  9. Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
  10. Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты
  11. Как пользоваться корпоративной картой
  12. Как пополнить корпоративную карту
  13. Как работает корпоративная карта
  14. Процессинг банковских карт
  15. Процессинговая система: особенности организации
  16. Процессинговый центр
  17. Стандарт безопасности pci dss: обязательства
  18. Схема работы платежного провайдера
  19. Тарифы
  20. Тарифы на подключение процессинга
  21. Термин
  22. Типы процессинговых систем

Что будет, если не подать отчет о расходах по карте

Будет штраф, а подотчетную сумму удержат из зарплаты, но в пределах среднемесячного заработка — удерживать больше незаконно. В дальнейшем в выдаче карты недобросовестному сотруднику могут отказать — но это на усмотрение организации.

Что нельзя оплачивать корпоративной картой

Корпоративную карту нельзя использовать со следующими целями:

  • покупка товаров в личных целях;
  • оплата заработной платы;
  • оплата социальных платежей;
  • погашение задолженности по обслуживанию расчетного счета.

Важно помнить, что все покупки и снятия наличных фиксируются в выписке по счету корпоративной карты, и за каждое действие вам придется отчитаться: использовать корпоративную карту в личных целях нельзя.

За снятые наличные отчитываться тоже нужно: предоставьте чеки и письменные объяснения. Если сняли и не потратили, то деньги нужно вернуть в бухгалтерию — это будет зафиксировано в приходном ордере.

Аналогичная ситуация с выдачей заработной платы другому сотруднику. Нужны документы, подтверждающие факт целевого использования денег компании, которых в данном случае получить невозможно: сотрудник вам чек не выдаст, а значит для бухгалтерии вы потратили деньги не на нужды компании.

В социальные службы и внебюджетные фонды платеж с карты не поступит: онлайн-банк такие платежи не проводит и выдает ошибку. Оплачивать социальные взносы придется с расчетного счета юридического лица через банковскую систему документооборота.

Если корпоративные деньги растрачены, то их удержат из вашей зарплаты в том же размере, еще и оштрафуют за нарушение порядка подачи отчетов. Это правило распространяется на всех работников компании, в том числе генерального директора.

Что такое процессинг?

Что такое процессинг? Можно ответить просто: процесс обработки данных при совершении платежных операций. Для провайдеров платежных серверов, платежных сервис-провайдеров процессинг является основным видом деятельности. Ей занимаются процессинговые центры, иначе говоря, провайдеры.

Наиболее широко используются процессинг-центры в таком направлении как электронные платежи.

  1. Системы электронных платежей организуют перевод денег на расчетный счет компании при совершении покупок в интернет-магазинах.
  2. Прием платежей за товары и услуги в интернете по банковским картам называется процессинг банковских карт. Процедура эта сложная, хотя процесс обработки платежей через банковские дебетовые карты занимает несколько минут.

Система эквайринга: что проверяется во время расчетов?

За несколько секунд, которые нужны для проведения платежной операции, эквайер проверяет данные, без которых невозможно осуществить транзакцию. Среди них:

  • Дееспособность пластиковой карточки.
  • Сумма средств, доступных для списания.
  • Статус банка-эмитента.

Кроме того, именно процессинговая система отвечает за безопасность платежей, под которой понимается сохранность и конфиденциальность транзакций, а также защита от мошенников.

Что можно оплачивать корпоративной картой

  1. Расходы, связанные с основной деятельностью организации:
    • — закупка товара, расчеты с поставщиками;
    • — оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании;
  2. Командировочные и представительские расходы:
    • — оплата счета в ресторане;
    • — покупка билетов;
    • — оплата проживания в гостинице;
    • — аренда автомобиля;
    • — суточные сотрудникам;
    • — оплата услуг переводчика;
  3. Хозяйственные и накладные расходы:
    • — покупка канцтоваров, офисного оборудования, программного обеспечения;
    • — покупка товаров в интернете (обучающие материалы, книги и прочее);
    • — оплата курьерских и иных профессиональных (ремонтные работы, установка и настройка оборудования, вынос мусора, уборка помещений и т. д.) услуг;
    • — прочие хозяйственные расходы — все, что касается уборки, освещения и отопления: моющие средства для уборки, обогреватели, лампочки и т. д.;
  4. Транспортные расходы:
    • — оплата бензина;
    • — расходы на обслуживание служебного транспорта.

Безопасность

угроза безопасности любой процессинговой системы банка – хакеры. Их методы воздействия с каждым разом становятся все агрессивнее, поэтому неотъемлемая часть любого процессингового центра – служба безопасности.

В 2006 году был разработан ключевой стандарт безопасности пластиковых карточек, которому должны подчиняться абсолютно все участники процессинговой системы – PCI DSS. В его разработке принимали участие более 600 квалифицированных специалистов разных направлений. Именно поэтому данный стандарт актуален и по сей день.

Из этой статьи вы узнаете:

  1. Как выдать деньги с расчетного счета на корпоративные нужды
  2. Что такое корпоративная карта организации и как она работает
  3. Как открыть корпоративную карту и куда об этом сообщить
  4. Как пользоваться корпоративной картой
  5. Что можно и что нельзя оплачивать корпоративной картой
  6. Как пополнить корпоративную карту
  7. Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет
  8. Как отчитаться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных
  9. Что будет, если не подать отчет о расходах по карте
  10. Плюсы и минусы: корпоративная карта против налички под отчет и чековой книжки

Как вернуть деньги с корпоративной карты обратно на расчетный счет

Со счета корпоративной карты на расчетный счет компании перевести деньги нельзя. Однако есть два способа вытащить деньги с карты и вернуть их на расчетный счет.

  1. Снять наличные и вернуть деньги через бухгалтерию. Там оформят приходный ордер и положат деньги обратно на расчетный счет;
  2. Закрыть карту и карточный счет — тогда банк переведет деньги на расчетный счет компании.

Как выдать работнику деньги с расчетного счета на корпоративные нужды

Существует три способа выдачи денег с расчетного счета:

  1. Выдача наличных из кассы организации под отчет;
  2. Чековая книжка — деньги выдаются с расчетного счета компании в кассе банка;
  3. Корпоративная банковская карта.

Деньги под отчет используются для нужд компании, которые по каким-либо причинам неудобно оплатить по безналу: покупка офисной канцелярии, картриджей для принтера, бензина, билетов в театр для партнеров компании, командировочные расходы и т. д.

Чтобы выдавать наличные под отчет, в организации должны быть касса и кассир.

Деньги выдают конкретному сотруднику на определенные нужды. Для этого сотрудник пишет заявление, бухгалтер выдает расходный ордер и запрашивает деньги в кассе организации.

Когда сотрудник потратит выданные деньги, он должен отчитаться — представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы: чеки, квитанции, билеты и т. д.

Чековая книжка подходит для индивидуальных предпринимателей и организаций, в которых не установлена касса. С помощью чековой книжки можно выписать сумму для работника, которую выдадут с расчетного счета в кассе банка.

Корпоративная карта позволяет выдавать деньги сотрудникам без документов и кассы. Выдайте сотруднику карту, переведите на нее деньги с расчетного счета компании — и все.

Как отчитываться в бухгалтерии за покупки и снятие наличных с корпоративной карты

По умолчанию отчитываться нужно в течение 3 рабочих дней со дня:

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

Руководитель компании может учредить свой порядок отчетности.

Потребуется сдать авансовый отчет, объяснительную и документы, подтверждающие покупки: чеки, квитанции, выписку из банка (для подтверждения онлайн-покупок).

Как пользоваться корпоративной картой

Корпоративная карта работает как обычная банковская карта физического лица: ей можно оплачивать покупки в магазинах, интернете и снимать наличные в банкомате. Оплачивайте корпоративной картой только нужды компании, для личных целей ее использовать нельзя.

Сохраняйте все чеки и квитанции, подтверждающие покупки с использованием корпоративной карты: они пригодятся при сдаче авансового отчета. Для отчетности о покупках в интернете достаточно выписки из банка и письменной объяснительной от сотрудника.

Как пополнить корпоративную карту

Пополнить корпоративную карту можно только с расчетного счета организации: просто оформите в системе дистанционного банковского обслуживания «Интернет-Клиент» платежное поручение с назначением «Перевод на корпоративную карту». Денег можно зачислять сколько угодно, а потратить — 100 000 рублей в день со всех корпоративных карт. В Банке SIAB это ограничение распространяется в сумме на снятие наличных и безналичные операции.

Наличными через терминал или переводом с другой карты корпоративную карту пополнить нельзя.

Как работает корпоративная карта

Для корпоративной карты банк открывает отдельный карточный счет, на который вы переводите деньги с расчетного счета вашей компании. Установить лимиты на снятие наличных при проведении операций по безналу может Банк или владелец расчетного счета.

К одному карточному счету можно выпустить несколько корпоративных карт. Корпоративные карты всегда именные, поэтому пользоваться ими может только держатель, давать карту другим людям нельзя.

Процессинг банковских карт

Процессинг (интернет-эквайринг) с кредитных карт – это процесс обработки онлайн-транзакций на вебсайте, в результате которого оплата от клиентов, при помощи платежного шлюза, поступает на мерчант аккаунт торговца.

В современном мире интернет-бизнесу необходим процессинг карт, так как все большее число покупателей совершают покупки онлайн по платежны картам. Поэтому, для того, чтобы сделать правильный выбор, необходимо представлять себе как работает сервис.

С принципом работы нашей услуги Вы можете ознакомиться ниже:

Процессинговая система: особенности организации

Из вышесказанного несложно понять, что процессинг – это достаточно сложный процесс, который требует ответственного и серьезного подхода к его организации.

Процессинговая система должна оперативно отслеживать операции между держателями пластиковых карт, банков-эмитентов, платежных шлюзов и прочего.

Для этого используются автономные системы обработки платежей, которые наиболее часто встречаются в сфере электронной коммерции.

Организация процессинга включает в себя:

  • Проверку состояния пластиковых карт (баланс, статус и пр.).
  • Передачу информации о запросе на проведение транзакции в банк-эмитент.
  • Обработку протокола банковских реквизитов.
  • Создание и поддержку базы данных.
  • Формирование отчетов и передачу их банку-эмитенту (производится ежедневно).
  • Обработку стоп-листов и доведение информации до контрагентов.

В дополнение к этому процессинговые центры могут заниматься выпуском пластиковых карт, их персонализацией и защитой.

Процессинговый центр

Законодательство. Лицензирование. Отношения с банками.За последние 15 лет в большинстве стран разработано законодательство, регламентирующее карточный процессинг в интернет. Как правило, это некий набор прав и обязанностей под названием PSP / IPSP License (Internet Payment Service Provider License).

Стоимость таких лицензий и предоставляемые возможности в каждом государстве свои. Но, обычно, IPSP позволяет компаниям, при наличии договоренностей с банками, являющимися членами VISA и MasterCard (и обладающими соответствующей лицензией PSP на банковский процессинг), инициировать процедуру клиринга, т.е. списания денег с одного счета и начисления на другой.

Кроме различных PSP и IPSP лицензий, существуют также регламентирующие документации компаний-регуляторов, которые определяют общие правила игры на мировом рынке карточных платежей. Наиболее обширная из таких документаций это «Card Acceptance and Chargeback Management Guidelines» компании VISA.

С развитием рынка электронных платежей многие крупные процессинговые системы создали собственные банки. Однако большинство процессинговых компаний все же являются «чистыми процессингами» построившими процессинговые центры и заключившими договоры сразу с несколькими банками.

Это дает им определенные преимущества и одновременно является их слабым местом – они не владеют деньгами. Как работает классический процессинг кредитных карт проиллюстрировано здесь.

Стандарт безопасности pci dss: обязательства

Исходя из текста документа, на всех участников процессинговой схемы, производящих удаленное осуществление платежей с использованием пластиковой карты, накладываются четкие обязательства:

  • Для банков-эмитентов. Юридическое лицо, занимающееся выпуском пластиковых карт, должно обеспечивать их безопасность от несанкционированного доступа. К обязательным условиям относятся: нанесение чипа, размещение защитного кода (CVC2, CVV2 и пр.), присвоение магнитной дорожки с именем владельца, защита карты посредством пин-кода, функция 3D-Secure. Кроме того, данные о владельце пластиковой карты банк-эмитент должен хранить исключительно в закодированном виде.
  • Для процессинговых центров. Чтобы принимать участие в финансовой деятельности, процессинговые центры должны получить международный сертификат на соответствие требования безопасности, а также проходить обязательную переаттестацию в период осуществления свой деятельности. Кроме того, работники компании при приеме на работу проверяются федеральной службой безопасности, осуществляющей постоянный контроль над их последующим участием в процессинговой схеме.

Схема работы платежного провайдера

Покупатель совершает оплату товара или услуги на вебсайте Мерчанта. Закодированная информация о деталях транзакции моментально поступает на сервер RegularPay.
Защитные системы RegularPay проверяют данную информацию. В случае, если транзакция не вызывает подозрений, данные отправляются в эквайринговый банк, а владелец онлайн-магазина получает подтверждение о прохождении оплаты. Если же выявляется мошенническая активность, то транзакция не проходит, не нанося вред Мерчанту, а данные заносятся в черный список.
Эквайринговый банк получает информацию о транзакции и делает запрос в Банк-эмитент через платежные системы VISA и MasterCard.
Банк-эмитент проверяет баланс на карте Покупателя и информирует об этом платежную систему и эквайринговый банк.
RegularPay мгновенно получает ответ от Банка-эмитента вместе с уникальным кодом подтверждения или отклонения транзакции.
RegularPay оповещает Мерчанта о статусе транзакции.
Покупатель получает подтверждение об успешной оплате. Процессинг прошел успешно, а сам процесс занял секунды.

Тарифы

Ценовая политика RegularPay является одной из самых благоприятных на сегодня для интернет-мерчантов. Несмотря на высокий уровень сервиса и надежность решения, наши цены являются одними из самых низких, что позволяет практически любому мерчанту начать принимать оплату онлайн вскоре после подачи заявки.

    • Цена начинается от 1,90%;

Мы внимательно следим за рыночной ценой в сфере интернет эквайринга, поэтому можем с уверенностью сказать, что тарифы на наши услуги являются самыми низкими среди солидных процессинговых центров.

    • Нет платы за подключение;

Для интернет мерчантов это очень важный пункт, так как позволяет подключить прием платежей с карт быстро и без дополнительной платы.

Мы позволяем нашим клиентам развиваться в наиболее благоприятных условиях, поэтому не взимаем дополнительных тарифов, как это принято у других. Сравните наши условия с остальными и Вы поймете, что ценовая политика RegularPay является лучшей в интернете.

Тарифы на подключение процессинга

В платежных системах тарифы на подключение процессинга электронных валют и банковских карт разные, при этом оплата отличается в зависимости от целей. Например, «простое подключение» будет оплачиваться по разному для виртуальных услуг и товаров по всему миру.

Существует несколько тарифов для подключения:

  1. подключение сайта к банку или партнерскому зарубежному процессингу (простое);
  2. «сложное» подключение с большим количеством платежных опций и налоговым планированием;
  3. опциональное (с набором функций, выбранных по своему желанию).

Термин

Чтобы доступно описать всю суть этого явления, нужно ввести несколько терминов. Процессинг – это процесс обработки информации, используемой при осуществлении платежа посредством банковской пластиковой карты. Отсюда следует вывод, что процессинговая система – это система, обеспечивающая обработку информации при проведении операций с применением пластиковых карт.

Процессинговые схемы всегда содержат трех обязательных участников:

  • Организация-эквайер, которая несет ответственность за осуществление расчетов.
  • Банк-эмитент, выпускающий платежные пластиковые карты.
  • Платежная система, которая выступает в качестве посредника между эквайером и банком-эмитентом.

Компании, которые предоставляют услуги по обеспечению и обслуживанию ПО, необходимого для процессинга, называются “процессинговые центры”. Они же являются одним из звеньев в системе эквайринга.

цель процессинговой системы – обеспечить постоянную и бесперебойную связь между всеми участниками процессинговой схемы. Иначе осуществление платежей с использованием банковских пластиковых карт станет невозможным.

Типы процессинговых систем

Процессинговые системы условно делят на «белые», «серые» и «черные». Их статус зависит от легальности проводимых операций:

  • «Белые». Процессинговые системы перед сотрудничеством должны проверять юридический статус компании-эмитента и законность проводимых операций. “Белые” процессинги работают исключительно с проверенными фирмами, исправно платящими все местные и международные налоги. Как правило, “белые” международные прецессионные системы – резиденты Европейского союза или Соединенных Штатов Америки.
  • «Серые». «Серые» процессинговые центры могут обслуживать не только легальный бизнес, но и подозрительные компании, которые находятся в зоне высокого риска. Однако если законность деятельности фирмы стоит под вопросом, «серые» процессинги могут отказать в обслуживании. Поэтому с ними нужно уметь договариваться, чтобы получить оптимальное соотношение цены и качества услуг. Чаще всего «серые» процессинговые центры являются резидентами азиатских стран.
  • «Черные». К этому типу относятся все процессинги, которые сотрудничают с любым бизнесом, даже откровенно нелегальным. Естественно, найти представителей данных компаний достаточно сложно, поэтому для заключения договора обслуживания клиентам приходится искать выход на нужного человека. Чаще всего «черные» процессинговые центры представлены китайскими банками или одиозными офшорами.
Рейтинг
( Пока оценок нет )
BestCreditOnline.ru